SERVICII IMPLEMENTARE GDPR
Protectia datelor cu caracter personal nu poate fi implementata printr-o solutie standard. Fiecare organizatie are propriile activitati, sisteme, fluxuri de date, resurse si niveluri de expunere la risc.
Pentru fiecare client analizam natura si amploarea prelucrarilor, probabilitatea si gravitatea riscurilor pentru drepturile si libertatile persoanelor vizate, nivelul de dezvoltare al organizatiei si costurile masurilor necesare. Pe baza acestei evaluari, propunem solutii adecvate si proportionale cu situatia concreta a clientului.
O abordare standardizata poate conduce la masuri inutile, insuficiente sau dificil de aplicat. De aceea, pornim de la realitatea fiecarei organizatii si construim masurile de conformitate in jurul activitatilor sale efective.
Evaluarea initiala a proceselor de prelucrare
Incepem prin a intelege modul in care organizatia colecteaza, utilizeaza, stocheaza si transmite date cu caracter personal.
Analizam tipurile de date prelucrate, scopurile si temeiurile prelucrarii, categoriile de persoane vizate, rolurile organizatiei in raport cu datele prelucrate si masurile existente pentru protejarea acestora.
Evaluarea ne permite sa identificam nivelul actual de conformitate si principalele zone care necesita interventie.
Evaluarea expunerii la risc
Analizam activitatile de prelucrare din perspectiva riscurilor pentru drepturile si libertatile persoanelor vizate dar si a impactului pe care nerespectarea prevederilor GDPR le are asupra companiei.
Evaluam masurile tehnice si organizatorice existente, modul in care sunt aplicate si nivelul de expunere al organizatiei. Acolo unde este necesar, actualizam procedurile existente sau propunem proceduri noi care sa permita identificarea, evaluarea si gestionarea riscurilor.
Scopul nu este eliminarea oricarui risc, ci reducerea acestuia la un nivel adecvat prin masuri proportionale cu riscurile identificate.
Propunerea masurilor
Pe baza evaluarii, propunem un set de masuri tehnice si organizatorice adaptate organizatiei si activitatilor sale.
Masurile pot viza modul de colectare si utilizare a datelor, accesul la informatii, perioadele de pastrare, transferurile de date, relatia cu furnizorii, securitatea informatiilor, responsabilitatile angajatilor sau modul de exercitare a drepturilor persoanelor vizate.
Acolo unde este necesar, recomandarile sunt structurate pe departamente si activitati, astfel incat implementarea sa poata fi urmarita si verificata in mod concret.
Elaborarea documentatiei
Elaboram sau sprijinim echipa interna a clientului in elaborarea si actualizarea documentatiei necesare pentru conformitate.
Aceasta poate include politici si proceduri interne, evidenta activitatilor de prelucrare, documente privind informarea persoanelor vizate, clauze si anexe contractuale, acorduri cu furnizorii, declaratii si formulare de conformitate, precum si alte documente necesare in functie de activitatile organizatiei.
Documentatia este construita in raport cu modul efectiv in care organizatia prelucreaza datele, nu ca un set de documente standard.
Securizarea sistemelor IT
Protectia datelor presupune si masuri tehnice adecvate modului in care informatiile sunt prelucrate si stocate.
Consiliem departamentul IT al clientului in identificarea si implementarea masurilor necesare pentru securizarea retelelor, sistemelor si terminalelor utilizate in activitatile de prelucrare a datelor cu caracter personal.
Acolo unde este necesar si agreat, putem sprijini direct implementarea anumitor masuri, asigurand corelarea acestora cu infrastructura IT si armonizarea lor cu solutiile tehnice existente in organizatie.
Securizarea documentelor
Documentele fizice si electronice care contin date cu caracter personal reprezinta o componenta importanta a procesului de protectie a datelor si, in multe organizatii, o zona cu expunere semnificativa la risc.
Analizam modul in care documentele sunt create, accesate, transmise, arhivate si distruse si propunem masuri tehnice si organizatorice privind accesul, stocarea si gestionarea acestora.
Obiectivul este reducerea riscului de acces neautorizat, pierdere, divulgare sau utilizare necorespunzatoare a datelor.
Monitorizarea implementarii
Monitorizam implementarea masurilor stabilite si sprijinim organizatia in aplicarea acestora, pentru a verifica daca solutiile propuse sunt implementate corect si functioneaza in practica.
Prin aceasta abordare, identificam din timp eventualele neconformitati si reducem riscul ca organizatia sa fie expusa unor incidente sau unor masuri de sanctionare din partea autoritatii de supraveghere.
Reprezentarea si relatia cu ANSPDCP
Acolo unde organizatia are obligatia de a desemna un Responsabil cu Protectia Datelor (DPO), putem asigura acest serviciu in regim externalizat.
Asiguram indeplinirea atributiilor specifice DPO, consilierea organizatiei in problemele privind protectia datelor si, atunci cand este necesar, relatia cu Autoritatea Nationala de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).
Serviciul este organizat astfel incat responsabilitatile DPO sa fie exercitate independent si sa fie evitate situatiile de conflict de interese.
Armonizarea procedurilor
Cadrul de protectie a datelor trebuie sa evolueze odata cu activitatea organizatiei si cu modificarile legislative.
Analizam periodic procedurile si practicile existente si propunem ajustarile necesare atunci cand apar modificari legislative, activitati noi, schimbari in fluxurile de date sau noi riscuri.
Aceasta poate insemna renuntarea la prelucrari pentru care nu mai exista un temei legal adecvat, modificarea modului in care sunt colectate sau utilizate anumite date ori introducerea unor masuri suplimentare de protectie.
Astfel, conformitatea GDPR devine un proces continuu de evaluare si imbunatatire, adaptat permanent realitatii organizatiei.